Rafrænir reikningar
Kópavogsbær tekur eingöngu við reikningum sem sendir eru með rafrænum hætti. Seljendur vöru og þjónustu eru hvattir til að senda reikninga beint úr bókhaldskerfum sínum í gegnum viðurkennda skeytamiðlara. Seljendur vöru og þjónustu sem ekki geta sent reikninga rafrænt úr bókhaldskerfi sínu geta handskráð reikninga í gegnum móttökuvef Kópavogsbæjar.
Ekki er tekið við PDF-reikningum sem sendir eru í tölvupósti.
Smelltu á hnappinn hér fyrir neðan til að opna móttökuvef Kópavogsbæjar. Þar er hægt að handskrá og senda rafræna reikninga beint til Kópavogsbæjar í gegnum skeytamiðlara á einfaldan, öruggan og endurgjaldslausan hátt.
Sendingarmáti
Mælt er með að söluaðilar gefi út reikninga í sínum kerfum og miðli í gegnum skeytamiðlara. Þjónustuaðilar fjárhagskerfa og skeytamiðlarar veita ráðgjöf um útgáfu og miðlun rafrænna reikninga.
Kópavogsbær hefur samið við eftirfarandi skeytamiðlara um móttöku reikninga:
Innihald reikninga
Til að tryggja hraða og örugga afgreiðslu reikninga er mikilvægt að allar nauðsynlegar upplýsingar komi skýrt fram á reikningi.
Reikninga þarf að stíla á kennitölu Kópavogsbæjar, kt: 700169-3759 eða kennitölu Húsnæðisnefndar Kópavogs, kt: 630974-0389 eftir því sem við á, auk þess sem kostnaðarstaður/deild skal koma fram á reikningi með skýrum hætti.
Fram skal koma á reikningi:
- Lýsing á hinu selda og magn, einingarverð og heildarverð
- Nafn sendanda og kennitala auk virðisaukaskattsnúmers sendanda (ef við á)
- Útgáfudagur reiknings
- Númer reiknings (í hlaupandi töluröð)
- Hvaða deild/stofnun pantaði vöru/þjónustu eða samningsnúmer (númer kostnaðarstöðvar)
- Gjalddagi og/eða eindagi
- Nafn eða kennitala þess er pantaði vöruna (ef uppgefið af kaupanda)
- Bankaupplýsingar
- Aðrar viðeigandi upplýsingar eftir þörfum s.s. bílnúmer, fastanúmer eignar, símanúmer, verknúmer, main-manager númer o.s.frv.
Farið er fram á að viðbótarupplýsingar með reikningi, svo sem tíma- og verkskýrslur eða beiðnir séu sendar sem viðhengi á pdf formi með rafrænum reikningum eða sem hlekkur í reikningnum.
Gott að hafa í huga
Kópavogsbær áskilur sér 20 daga greiðslufrest nema um annað hafi sérstaklega verið samið.
Allir reikningar eru sendir í rafræna uppáskrift og þurfa samþykki tveggja starfsmanna áður en þeir eru greiddir.
Ef reikningur er ekki sendur á réttan stað eða inniheldur ekki nægjanlegar upplýsingar til að staðfesta réttmæti hans eða beina honum til réttrar deildar, gilda ekki fyrirheit um greiðslufrest.