Færri hand­tök við gagna­skil til Kópa­vogs­bæj­ar

Fyrir fólk í félagslegu leiguhúsnæði eru skil á tekjuupplýsingum árlegt viðfangsefni. Áður þurfti viðkomandi að skrá sig inn hjá Skattinum, finna skattframtalið sitt, hlaða því niður og senda til Kópavogsbæjar. Hjá bænum tók síðan við móttaka, skráning og skjölun gagnanna, ásamt yfirferð og sannprófun.

Hvert þessara skrefa fela í sér fyrirhöfn fyrir íbúa og starfsfólk, sérstaklega þegar sama ferlið endurtekur sig ár eftir ár. Með nýrri lausn stafrænnar þróunar hjá Kópavogsbæ er hægt að einfalda þessa vinnu. Íbúinn veitir rafrænt samþykki fyrir gagnaöfluninni og bærinn sækir nauðsynleg gögn beint frá Skattinum.

Lausnin hefur verið tekin í notkun til að sækja skattframtöl og staðgreiðsluyfirlit, meðal annars vegna félagslegs leiguhúsnæðis og ákvörðunar gjaldflokka í stuðningsþjónustu. Hún nýtist bæði vegna nýrra erinda og reglubundinna gagnaskila þeirra sem þegar nýta þjónustu bæjarins.

Gögn beint frá upprunanum

Þegar íbúar skila sjálfir skjölum þarf starfsfólk að yfirfara þau og eftir atvikum sannreyna uppruna þeirra og að þau séu óbreytt frá útgefanda. Með beinni tengingu við Skattinn fær bærinn gögnin beint frá þeim aðila sem gefur þau út. Það dregur úr þörf fyrir sérstaka sannprófun á innsendar upplýsingar og styrkir grundvöll ákvarðana um þjónustu og gjaldaflokkun.

Gagnaöflunin er bundin við tiltekið erindi og skýran tilgang. Áður en íbúi veitir samþykki fær hann upplýsingar um hvaða gögn verði sótt, hvers vegna þeirra sé þörf og hvernig þau verði notuð. Þá fær íbúi afrit af gagnaöfluninni í pósthólfið inn á Mínum síðum á Ísland.is.

Umbætur sem íbúar kölluðu eftir

Í samráði Kópavogsbæjar við íbúa um stafrænar og snjallar lausnir haustið 2025 kom fram ósk um að gögn yrðu sótt sjálfkrafa milli stofnana með samþykki viðkomandi. Verkefnið er dæmi um hvernig ábendingar úr íbúasamráði geta orðið að áþreifanlegum umbótum í þjónustu bæjarins.

Lausn sem getur nýst víðar

Lausnin var þróuð innan teymis stafrænnar þróunar hjá Kópavogsbæ og forrituð af Þorvaldi Arnari Sigurðssyni. Verkefnið var unnið í nánu samstarfi við Rannveigu Maríu Þorsteinsdóttur skrifstofustjóra og Nönnu Björk Bjarnadóttur félagsráðgjafa á skrifstofu félagslegs húsnæðis, ásamt Hlín Sigurþórsdóttur, verkefnastjóra á skrifstofu sviðsstjóra velferðarsviðs.

Með verkefninu hefur verið lagður grunnur að því að Kópavogsbær geti sótt gögn frá fleiri aðilum með samþykki íbúa og þannig dregið úr þörf þeirra fyrir að afla gagna og skila þeim sjálfir.