Tilfærsla verkefna og safnkosts Héraðsskjalasafns Kópavogs - tillaga nr. 11

Frá bæjarlögmanni, dags. 09.04.2024, lagt fram minnisblað vegna yfirfærslu safnkosts Héraðsskjalsafns Kópavogs til Þjóðskjalasafns Íslands. Lagt er til við bæjarráð að fallið verði frá tillögu 11 sem samþykkt var á fundi bæjarstjórnar þann 25. apríl 2023.

Bæjarráð samþykkir með 3 atkvæðum með vísan til minnisblaðs bæjarlögmanns að leggja til við bæjarstjórn að fallið verði frá samþykkt bæjarstjórnar frá 25. apríl 2023 á tillögu nr. 11. vegna breytinga á stjórnsýslu menningarmála. Theodóra S. Þorsteinsdóttir og Helga Jónsdóttir situr hjá.

Fram hefur komið álit bæði fulltrúa Þjóðskjalasafns Íslands og héraðsskjalavarðar Héraðsskjalasafns Kópavogs um að einkaskjalasöfnin séu hluti af safnkosti Héraðsskjalasafns Kópavogs sem afhenda ætti með öðrum safnkosti við lokun safnsins.

Bæjarstjórn samþykkir með 11 atkvæðum að fallið verði frá tillögu nr. 11 í samþykkt bæjarstjórnar frá 25. apríl 2023 sem felur m.a. í sér að einkaskjalasöfn skuli afhenda með öðrum safnkosti til Þjóðminjasafns Íslands.

Frá Sviðsstjóra stjórnsýslusviðs, lögð fram greinargerð að beiðni Helgu Jónsdóttur um stjórnsýslulegt ferli við niðurlagningu Héraðsskjalasafns Kópavogs.

Jafnframt lögð fram tillaga sviðsstjóra stjórnsýslusviðs er lýtur að starfsmannamálum.

Bæjarstjórn samþykkir framlagða tillögu með 6 atkvæðum gegn atkvæðum Helgu Jónsdóttur, Kolbeins Reginssonar, Sigurbjargar E. Egilsdóttur, Theódóru S. Þorsteinsdóttur og Bergljótar Kristinsdóttur.

Frá Sviðsstjóra stjórnsýslusviðs, lögð fram greinargerð að beiðni Helgu Jónsdóttur um stjórnsýslulegt ferli við niðurlagningu Héraðsskjalasafns Kópavogs.

Jafnframt lögð fram tillaga sviðsstjóra stjórnsýslusviðs er lýtur að starfsmannamálum.

Greinargerð sviðsstjóra stjórnsýslusviðs um stjórnsýslulegt ferli við niðurlagningu Héraðsskjalasafns Kópavogs er lögð fram.

Fundarhlé hófst kl. 11:16, fundi fram haldið kl. 11:29.

Hjördís Ýr Johnson vék af fundi og tók Ásdís Kristjánsdóttir sæti í hennar stað.

Fundarhlé hófst kl. 11:30, fundi fram haldið kl. 11:48

Bæjarráð samþykkir með þremur atkvæðum, gegn atkvæðum Theódóru S. Þorsteinsdóttur og Helgu Jónsdóttur að leggja til við bæjarstjórn að starf héraðsskjalavarðar verði lagt niður, ráðningarsamningi héraðsskjalavarðar verði sagt upp og sviðsstjóri stjórnsýslusvið taki við stjórunarhluta starfs héraðsskjalavarðar í samræmi við fyrirliggjandi tillögu sviðstjóra, dags. 30. apríl 2024.


Bókun:

"Sú greinargerð sem hér er lögð fyrir er ekki svar við ósk um að ferlið í stjórnsýslu þessa tilgreinda máls frá upphafi sé rakið. Sú ósk byggist á því að bæjarráð hefur samkvæmt 32.gr. bæjarmálasamþykktar eftirlit með stjórnsýslu sveitarfélagsins og fjármálastjórn þess. Það er vandmeðfarið að leggja niður opinbera stofnun, sem byggist á samþykktum staðfestum af þjóðskjalaverði, þjónar menningarlegu og stjórnunarlegu hlutverki, á undir fleiri en eina nefnd bæjarins, sinnir þjónustu við fræðasamfélagið og tengslum við frjáls félagasamtök. Óhjákvæmilegt er að minna á að Kópavogsbær var dæmdur til tugmilljóna skaðabóta vegna stjórnsýslulegrar meðferðar við ólögmæta uppsögn eins stjórnenda bæjarfélagsins í Landsrétti 27. október 2023. Þar staðfesti Landsréttur niðurstöðu héraðsdóms um brot stjórnsýslu Kópavogsbæjar gegn meginreglum stjórnsýsluréttarins - rannsóknarreglu, meðalhófsreglu, andmælareglu, skyldu til leiðbeiningar og rökstuðnings sem og brot gegn kjarasamningi. Af því tilefni lagði minnihlutinn fram fyrirspurn í bæjarráði 15. febrúar sl. Þar var þess óskað að bæjarstjóri skilaði bæjarráði greinargerð um viðbrögð og tillögur til breytinga á verklagi og verkferlum í stjórnsýslunni til að koma í veg fyrir framgang og fjárhagstjón af þeim toga sem skýrt var lýst í dómunum. Sérstaklega var óskað tillagna um hvernig bæjarráði verði gert kleift að sinna eftirlitsskyldu sinni með stjórnsýslunni. Engin viðbrögð hafa borist frá bæjarstjóra.

Sé rétt staðið að verki er bæði hægt að leggja niður stofnanir og störf. Sé reglunum ekki fylgt sýnir reynslan að það er dýrkeypt. Því er mikilvægt að fá greinargerð stjórnsýslusviðs, sem sýnir að mat hafi verið lagt á aðstæður og skyldum sinnt í samræmi við lög, reglur og samninga. Í þessu máli eru ekki bara mannauðsmál og vinnuréttur undir, heldur líka framtíðarskipan skjalavörslu bæjarins, framtíðarnýting húsnæðis í eigu bæjarins og kostnaðaráhrif þeirra ákvarðana sem teknar eru. Stjórnsýslusviðið fékk útskýringu á því til hvers óskað var eftir greinargerðinni en því miður er framlagið í engu samræmi við það.

Því verður að kalla eftir greinargerðinni sem um var beðið og minna bæjarstjóra á að minnihlutinn á rétt á svari við fyrirspurn sinni frá 15. febrúar sl."

Helga Jónsdóttir

Theodóra S. Þorsteinsdóttir

Sigurbjörg Erla Egilsdóttir

Bergljót Kristinsdóttir


Bókun:

"Að mati meirihluta gefa svör bæjarritara fullnægjandi yfirlit yfir stöðu málsins. Mikilvægt er að rétt sé að málum staðið og vandað til verka við flutning safnkosta yfir til Þjóðskjalasafns."

Orri V. Hlöðversson

Ásdís Kristjánsdóttir

Andri S. Hilmarsson

Frá bæjarritara, dags. 15.04.2024, lagt fram svar við fyrirspurn frá bæjarfulltrúunum Sigurbjörgu Erlu Egilsdóttur, Bergljótu Kristinsdóttur og Theodóru S. Þorsteinsdóttur á fundi bæjarráðs þann 11. apríl sl.

Lagt fram.

Frá bæjarlögmanni, dags. 09.04.2024, lagt fram minnisblað vegna yfirfærslu safnkosts Héraðsskjalsafns Kópavogs til Þjóðskjalasafns Íslands. Lagt er til við bæjarráð að fallið verði frá tillögu 11 sem samþykkt var á fundi bæjarstjórnar þann 25. apríl 2023.

Bæjarráð samþykkir með 3 atkvæðum með vísan til minnisblaðs bæjarlögmanns að leggja til við bæjarstjórn að fallið verði frá samþykkt bæjarstjórnar frá 25. apríl 2023 á tillögu nr. 11. vegna breytinga á stjórnsýslu menningarmála. Theodóra S. Þorsteinsdóttir og Helga Jónsdóttir situr hjá.

Bæjarráð felur forstöðumanni menningarmála að ræða við Sögufélag Kópavogs um áhrif breytingana á starfsemi félagsins þ.m.t. aðstöðu félagsins.

Sigurbjörg Erla Egilsdóttir leggur til að málinu verði vísað til umsagnar lista- og menningarráðs. Tillagan er felld með þrem atkvæðum gegn atkvæði Theodóru S. Þorsteinsdóttur og hjásetu Helgu Jónsdóttur.

Bókun frá Helgu Jónsdóttur:

,,Undirrituð hefur óskað eftir greinargerð sviðsstjóra stjórnsýslusviðs um ferlið í stjórnsýslu þessa máls frá því að meirihlutinn tók ákvörðun um að leggja héraðsskjalasafnið niður 25. apríl 2023. Beinist beiðnin m.a. að gildi samþykkta fyrir Héraðsskjalasafnið og hvenær störfum safnsins telst lokið, réttarstöðu starfsmanna safnsins og stöðu þeirra, safnkostinum og ráðstöfun hans sem og samskiptum við samstarfsaðila eins og Sögufélagið. Nauðsynlegt er að slík greinargerð liggi fyrir áður en undirrituð getur tekið afstöðu til málsmeðferðar.

Helga Jónsdóttir"

Bókun:

"Undirritaðar óska eftir frestun og:

Óska eftir kostnaðaráætlun vegna bæði flutnings safnkostsins og varðveislu hans í Þjóðskjalasafni

Óska eftir upplýsingum um hver áform eru um þau gögn sem tilheyra munasafni og handbókasafni sem heyra undir Héraðsskjalasafn Kópavogs.

Óska eftir upplýsingum um umfang þeirra gagna sem hefur borist Héraðsskjalasafni Kópavogs síðan yfirlit um safnkost var tekið saman fyrir rúmu ári.

Óska eftir uppfærðri afhendingaráætlun gagna frá Héraðsskjalasafni Kópavogs til Þjóðskjalasafns.

Sigurbjörg Erla Egilsdóttir

Bergljót Kristinsdóttir

Theodóra S. Þorsteinsdóttir"

Tillögu að frestun máls er hafnað með þremur atkvæðum. Ósk um gögn og upplýsingar er vísað til afgreiðslu bæjarritara.