Workplace leiðbeiningar

Workplace er samskiptamiðill fyrir vinnustaði. Workplace byggir á sömu eiginleikum og viðmóti og Facebook, enda er hugbúnaðurinn framleiddur af sama aðila. Workplace-lausnin er sérsniðin fyrir umhverfi fyrirtækja og stofnana.

1. Auka samskipti og bæta flæði upplýsinga hjá starfsmönnum bæjarins, bæði innan sviða, deilda og í þverfaglegum teymum.  Markmiðið er að færa fólk nær hvert öðru og styrkja samheldni.

2. Workplace bætir samvinnu, þekkingarmiðlun og verkferla. Með réttri notkun á Workplace má draga úr fyrirspurnum, símtölum og tölvupósti.

3. Workplace er lokaður og öruggur samskiptamiðill fyrir starfsfólk Kópavogsbæjar. Workplace er aðgangsstýrð lausn. Starfsfólk fær sjálfvirkt boð um skráningu. Við starfslok lokast fyrir aðgang.

4. Workplace gerir öllu starfsfólki Kópavogsbæjar kleift að miðla fréttum og fjölbreyttum upplýsingum í eigin hópum (groups). Starfsfólk er eindregið hvatt til að taka virkan þátt í fréttamiðlun í sínum hópum, í máli og myndum.

Föstudaginn 9. mars á allt starfsfólk að hafa fengið boð (invite) í tölvupósti um að tengjast kerfinu.

Einfalt er að tengjast með því að  smella á slóðina í póstinum og velja lykilorð, ekki nota sama lykilorð og í aðgangi tölvukerfisins.

Eftir þennan tíma getur hver og einn skráð sig inn í kerfið á eigin spýtur óháð því hvort boð barst í tölvupósti.   

Slóðin er https://kopavogur.workplace.com/ og hana má afrita og líma í vafranum.  Upplagt að gera hana líka að upphafssíðu í vafranum.

Innskráningarnafn er netfang notanda og hver og einn þarf að búa til lykilorð fyrir sig.

Talaðu við yfirmann þinn, hann sendir beiðni á UT-deild og óskar eftir notandanafni og lykilorði.

Starfsfólk getur skráð sig inn á  tölvupóstinn á slóðinni  https://postur.kopavogur.is/owa/ 

Starfsfólk skráir sig svo hér inn á Workplace: https://kopavogur.workplace.com/ 

Mikilvægt er að fullklára skráningu strax í upphafi en síðan er bara að hefjast handa og ganga í viðeigandi hópa (groups) og jafnvel stofna hóp, fylgja samstarfsfólki eftir (follow), stilla tilkynningar (notifications) og ná í öppin fyrir farsíma (Facebook Workplace og Facebook Workplace Chat). Öppin eru ótrúlega gagnleg og líklegt að megnið af upplýsingaflæðinu fari þar fram í framtíðinni.

Öppin virka innan sem utan Kópavogsbæjar, óháð sérstökum gagnatengingum.

Workplace er annars vegar veflausn, sem keyrir í vafra (browser) og hins vegar app fyrir bæði Apple IOS og Android. Farðu í App Store eða Play Store og sæktu öppin Workplace by Facebook og Workplace Chat by Facebook. Kjarnavirkni Workplace felst í hópum (groups), fréttum (news feed) og samtölum með texta, hljóði og/eða mynd (chat), viðburðum (events), könnunum (polls) og skjalasamskiptum (docs). Innbyggð í lausnina eru öflug leit og tilkynningar.

Sendu póst á mannaudur(hjá)kopavogur.is leggðu til tíma og sérfræðingur í Workplace mætir á vinnustaðinn, heldur kynningu. Einnig er hægt að fá aðstoð við innleiðingu og kennslu. 

Workplace sendir í tölvupósti allar tilkynningar allt sem er að gerast á miðlinum. Nýir notendur, fréttir, viðburðir, umræður o.s.frv.

Starfsfólk Kópavogsbæjar er hvatt til þess að fara í stillingar á Workplace (bæði í vafra og snjallsíma-appi) og stilla að eigin þörfum. Með einföldum hætti má slökkva á þessum stillingu, sjá leiðbeiningar hér.

Nei. Workplace er ekki Facebook, þótt hugbúnaðurinn komi frá sama aðila. Útlitið, viðmótið og virknin er sú sama. Engar upplýsingar flæða á milli Facebook og Workplace. Workplace er vinnutól á meðan Facebook er persónulegur samskiptamiðill einstaklinga. Hægt er að hafa bæði Workplace og Facebook opin í sama vafra og hoppa auðveldlega á milli.

Upplýsingar sem starfsmenn setja inn á Workplace eru í eigu Kópavogsbæjar. Starfsmenn, ásamt stjórnendum síðunnar á vegum Kópavogsbæjar, stjórna upplýsingunum. Það skal tekið fram að Workplace er ekki skjalavistunar kerfi og því eiga þetta fyrst og fremst að vera samskipti sem um ræðir. 

Nei. Mikilvægt er að viðhafa sömu faglegu vinnubrögð og hegðun á Workplace eins og í öðrum störfum fyrir Kópavogsbæ. Workplace má ekki nota til að deila viðkvæmum upplýsingum um einstaklinga eða viðkvæma starfsemi.  Sömu lögmál gilda um friðhelgi einkalífsins á Workplace eins og annars staðar.

Fyrir evrópska notendur Workplace gilda sérstök ákvæði til að styðja við evrópskar öryggiskröfur. Það skal sérstaklega tekið fram að EU-US persónuverndar regluverkið, styður fyrirtæki við að standast persónuverndarkröfur Evrópusambandsins við notkun á Workplace.

Deildu skjölum sem skipta máli fyrir samstarfshópa sem þú ert í. Hafðu heiti skjalanna lýsandi fyrir verkefnið til að samstarfsfólk finni auðveldlega það sem það leitar að.  Mikilvægt er þó að hafa í huga að Workplace er ekki skjalavistunarkerfi, skjöl þarf áfram að vista í One. Workplace er heldur ekki skjalavinnslukerfi þó það henti vel til að ræða skjöl.

1. Líkt og á Facebook er hægt að stofna opna, lokaða og leynilega hópa.
2. Allir starfsmenn eru í hópnum Starfsfólk Kópavogsbæjar. Þar er hægt að fylgjast með tilkynningum og fréttum.
3. Mælt er með því að stjórnendur stofni hóp um sinn vinnustað, og deildarstjórar um sína deild ef við á. Mælt er með að þessir hópar séu fyrir vinnutengd málefni.
4. Mælt er með að  notkun á hópum á Facebook verði færð yfir á Workplace hið fyrsta.
5. Starfsfólk er hvatt til að vera ófeimið við að stofna annars vegar hópa um vinnutengd málefni og hins vegar hópa um áhugamál og skemmtanir. Mælt er með því að halda þessu aðskildu.
6. Notið hópa sem gagnast í starfi og samskiptum við samstarfsfólk. Ekki vera hluti af öllum hópum. Ef hópurinn þjónar ekki tilgangi fyrir þig er í lagi að skrá sig úr honum. Þú metur.

Workplace leyfir þér að taka upp með einföldum hætti fundi, ráðstefnur eða annað sem þú heldur að samstarfsfólki muni þykja áhugavert.

Merktu vinnufélaga í þeim póstum sem koma þeim við (tags), á sama hátt og þú gerir á Facebook. Með þessu tryggjum við flæði upplýsinga til réttra aðila.

Með því að merkja hluti og umræður með myllumerki, þá er auðvelt að leita að þessu síðar meir.

Verum dugleg að nota myllumerki eða #hashtag. Til dæmis þegar póstað er mynd af byggingu þá er gott að setja mynd af byggingunni t.d.  #digranesvegur1, #torgið.

Fylgdu samstarfsfólki þínu eftir (follow). Byggðu upp öflugt tengslanet og fylgstu með póstum þessa fólks í þinni fréttaveitu (news feed). Þessi virkni er sambærileg Facebook. Munurinn er að þú sendir viðkomandi vinarbeiðni á Facebook, en allir geta fylgt öllum á Workplace.

Torgið verður áfram gátt inn í önnur kerfi Kópavogsbæjar. Tilkynningar og fréttir færast yfir á Workplace.

• Allar deildir þurfa að hafa að minnsta kosti einn Workplace-Meistara (champion). Þetta er manneskjan sem kann allt og veit allt þegar kemur að Workplace og getur leiðbeint samstarfsfólki um kosti og notkun hugbúnaðarins. Í mörgum tilvikum eru þessir Meistarar tilnefndir af stjórnendum deilda. Þeim til viðbótar leitum við að Meisturum sem hafa áhuga á verkefninu og ástríðu fyrir samskiptum. Meistararnir eru ekki tæknifólk. Ef viðkomandi kann á Facebook, þá kann viðkomandi líka nú þegar á Workplace. Meistarar eru fólk sem er flinkt í samskiptum!
• Viltu skrá Meistara þinnar deildar... eða skrá þig á eigin spýtur sem Meistara? Smelltu þá á tengilinn hérna fyrir neðan!

Myndbönd á íslensku eru þýdd af RVK borg og birt með leyfi þeirra.