Kópavogsbær hefur ákveðið að frá og með 1. janúar 2021 skuli allir reikningar vegna kaupa bæjarins á vöru og þjónustu vera með rafrænum hætti.
Pappírsreikningar sem eru útgefnir eftir 1. janúar 2021 munu verða endursendir og kallað eftir rafrænum reikningum.
Reikningar skulu vera á svokölluðu XML formi og miðlað í gegnum skeytamiðlara. Ekki er tekið við PDF reikningum í gegnum tölvupóst.
Bókhaldsdeild Kópavogsbæjar sér um að taka við reikningum á rafrænu formi fyrir hönd stofnana Kópavogsbæjar.
Valkostir sendanda
Mælt er með að söluaðilar gefi út reikninga í sínum kerfum og miðli í gegnum skeytamiðlara. Þjónustuaðilar fjárhagskerfa og skeytamiðlarar veita ráðgjöf um útgáfu og miðlun rafrænna reikninga. Kópavogsbær hefur samið við eftirfarandi skeytamiðlara um móttöku reikninga: Advania, InExchange, Sendill.
Aðilum sem eru án bókhaldskerfis er bent á, að á markaði er allskyns bókhaldsþjónusta í boði og ýmis bókhaldskerfi á vefnum sem rekstraraðilar geta nýtt sér til að senda rafræna reikninga.
Aðilar sem gefa út reikninga á pappír þurfa eftir sem áður að gefa út löglega reikninga á pappír sem síðan senda okkur í gegnum þjónustusíðu.
Fyrir aðila sem senda fáa reikninga eru í boði veflausnir þar sem hægt er að handskrá reikninga og senda, yfirleitt án kostnaðar fyrir lítið magn reikninga.
Dæmi um slíkar þjónustusíður eru:
InExchange: https://inexchange.is/kopavogur-mottokuvefur/
Sendill: http://www.sendill.is/um-sendil/pakkar-og-verd
Advania: https://www.skuffan.is/
Kreditreikningar skulu byggja á tækniforskrift TS236 (eða eldra form TS-137). Á kreditreikningi þarf að koma fram hvort hann er:
• leiðrétting á áður útgefnum reikningi – hann vísar þá í númer þess reiknings sem verið er að leiðrétta / bakfæra.
• endurgreiðsla – Í þeim tilvikum þarf að koma fram ráðstöfun peninga:
Með tilkomu XML tækni hefur notkun viðskiptayfirlita og greiðsluseðla minnkað mikið.
• Æskilegt er að gefinn sé út reikningur fyrir hverri afhendingu/úttekt.
• Best er að þeir séu greiddir með millifærslu.
• Athugið, viðskiptayfirlit er EKKI reikningur.
• Það má EKKI tengja greiðsluseðil og viðskiptayfirlit.
• Setja má greiðsluseðil á hvern reikning eða óska eftir millifærslu.
Ef fjöldi reikninga er mikill er vel til fundið að kalla eftir greiðslutilkynningu á XML formi frá Kópavogsbæ.
Birgjar geta fengið senda greiðslutilkynningu sem er yfirlit yfir hvað er verið að greiða með tiltekinni millifærslu. Slíkar tilkynningar geta komið að mestu leyti í stað greiðsluseðla.
Greiðslutilkynningar eru sendar út sem PDF skjal í tölvupósti.
Einnig er mögulegt að fá greiðslutilkynningu sem XML skjal sem leyfir birgjanum að sjálfvirknivæða móttökur á greiðslum.
Óskað er eftir að Kópavogsbær fái að greiða reikninga með millifærslum og minnka þar með notkun greiðsluseðla.
Birgjum er heimilt að nota greiðsluseðla til stýringar á greiðslum sér til hagræðis, en ekki að setja á reikning seðilgjöld eða önnur gjöld sem ekki tengjast seldri vöru eða þjónustu. Einnig þarf að gæta þess að gjaldfrestir séu í samræmi við samninga.
Þegar vöruúttekt er staðgreidd eða greitt með innkaupakorti skal afhenda útprentað frumrit reiknings og ekki senda reikning rafrænt.
Hér er fjallað um tæknilegar og viðskiptalegar kröfur til reikninga.
Viðskiptaskilmálar Kópavogsbæjar
Formkröfur til reikninga – XML (tæknilegar kröfur)
Allir reikningar skulu byggja á XML tækni og mælt er með að þeir fylgi tækniforskrift frá Staðlaráði TS-236 (eða TS-136 fyrir rafrænan reikning og TS-137 fyrir kreditreikning). Forskriftirnar má nálgast á vefsíðu Staðlaráðs. Hugbúnaðaraðilar veita aðilum nánari leiðbeiningar.
Athugið að NES tækniforskriftir eru úreltar og munu verða teknar út notkun á komandi misserum. Birgjar eru því varaðir við að fjárfesta í þeim.
Tryggt hefur verið að reikningar sem uppfylla TS-236 kröfur má senda til allra opinberra aðila á innri markaði ESB í gegnum viðskiptanet PEPPOL.
Einnig geta erlendir birgjar í vaxandi mæli gefið út reikninga á þessu formi sem er samhæft við TS-236 tækniforskrift.
Viðskiptalegar kröfur til reikninga
Allir reikningar skulu innihalda eftirfarandi:
• Lýsingu á vöru eða veittri þjónustu
• Verð seljanda sem skal innifela allan kostnað sem fellur til
• Ekki er heimilt að setja á reikninga viðbótargjöld sem ekki hefur verið samið um og ekki tengjast seldri vöru eða þjónustu, s.s. seðil- eða þjónustugjöld
• Gjaldfrestur skal vera í samræmi við gildandi samninga eða viðskiptaskilmála Kópavogsbæjar
• Einnig skal koma fram:
Kópavogsbær áskilur sér rétt til að greiða ekki - eða endursenda - reikninga sem ekki uppfylla þessi skilyrði.
Frá áramótum mun Kópavogsbær ekki taka við PDF reikningum í gegnum tölvupóst.
Kópavogsbær fær yfir 2.000 reikninga á viku senda til sín og vill geta látið tölvur vinna úr skeytum við móttöku til að ná fram hagræðingu. Reikningar á PDF formi eru ekki tölvulesanlegir og skapa því ekki slík tækifæri til hagræðingar og eru því ekki heimilir í viðskiptum við hið opinbera, samkvæmt upplýsingum frá Fjársýslu ríkisins.
Árið 2013 var sett reglugerð sem skýrir ýmis lagaleg atriði varðandi meðhöndlun rafrænna skjala í viðskiptum, eins og hvað er rafrænn reikningur, hlutverk skeytamiðlara, kröfur til bókhaldskerfa og fleira. Og í janúar 2019 var sett önnur reglugerð sem skyldar alla opinbera aðila til að taka við reikningum á rafrænu formi. Nokkur umræða hefur verið um hvað telst vera rafrænn reikningur og hefur verið bent á PDF skjöl sem send eru í tölvupósti sem valkost. Leiða má rök að því að PDF skjöl séu rafræn og hægt sé að senda þau með tölvupósti milli aðila. Vandinn er að sú aðferð hefur tvo galla:
Vandinn er þá að PDF skjal í tölvupósti uppfyllir ekki þessar kröfur nema frekari aðgerðir komi til. Nýleg dæmi sanna hvernig óprúttnir aðilar geta komist í póstsendingar milli viðskiptaaðila og breytt innihaldi skeytanna.
Einnig er rétt að benda á, að reglugerð um rafræna reikninga frá 2013 segir að móttakandi skeyta ákveði form og gagnaflutningsleið sem hann tekur við skeytum í gegnum og sendandi má ekki senda annað form eða eftir annarri leið en móttakandi hefur tilgreint. Reikningar á XML formi sem miðlað er í gegnum skeytamiðlara uppfylla þessa kröfu.
