Fjármálasvið

Stefna fjármálasviðs byggir á heildarstefnu Kópavogsbæjar Heimsmarkmiðin í Kópavogi (kopavogur.is). Í heildarstefnunni segir m.a. „Kópavogsbær er rekinn af ráðdeild þar sem áhersla er lögð á sjálfbærni og skilvirkni. Kópavogur er í fararbroddi í nýsköpun og tileinkar sér tækninýjungar í starfsemi sinni.“

Starfsfólk fjármálasviðs vinnur eftir gildum Kópavogsbæjar sem eru;

UMHYGGJA - FRAMSÆKNI - VIRÐING – HEIÐARLEIKI

Um stefnuna

Stefna fjármálasviðs var unnin af sviðsstjóra og deildastjórum með aðkomu annars starfsfólks sviðsins. Stefnan var lögð fyrir bæjarráð og samþykkt á fundi bæjarstjórnar þann 12.10. 2021. Stefnan byggir á þremur stefnuáherslum þar sem tilgreind eru meginmarkmið sem tengd eru aðgerðaáætlun með mælanlegum markmiðum.

Framkvæmd og ábyrgð

Sviðsstjóri fjármálaviðs Kópavogsbæjar hefur frumkvæði að mótun stefnu fjármálasviðs og að fram fari reglulegt endurmat. Sviðsstjóri ber ábyrgð á framkvæmd stefnunnar í samstarfi við stjórnendur og annað starfsfólk sviðsins. Á grundvelli stefnunnar er unnin aðgerðaráætlun til eins árs í senn, en henni er ætlað er að koma þeim markmiðum sem sett eru fram í stefnunni til framkvæmdar. Gæðamarkmið eru sett ár hvert og skulu þau m.a. nýtast sem smærri skref til að fylgja eftir aðgerðaráætlun. Stefnan og aðgerðaáætlun eru endurskoðaðar reglulega.

Stefnan hefur til hliðsjónar aðrar stefnur, samþykktir og áætlanir Kópavogsbæjar svo sem: Bæjarmálasamþykkt, gæðastefnu, innkaupastefnu, persónuverndarsamþykkt, innleiðingu Heimsmarkmiðanna, lýðheilsustefnu, Barnasáttmála SÞ og jafnréttis- og mannréttindaáætlun.

Auk stefnu sviðsins þá tilheyrir eftirfarandi stefna fjármálasviði: Innkaupastefna.

Tilgangur

Hlutverk fjármálasviðs Kópavogsbæjar er að vinna fyrir bæjarbúa með öðru starfsfólki bæjarins að því að veita skilvirka, viðeigandi og tímanlega þjónustu og byggir á þekkingu og færni starfsfólks.

Fjármálasvið sér til þess að ávallt séu fyrirliggjandi réttar fjárhagslegar og stjórnunarlegar upplýsingar til undirbúnings ákvarðanatöku hjá Kópavogsbæ og leiðir miðlæga þjónustu við innkaup bæjarins, launavinnslu, bókhald, innheimtu, greiðslu reikninga, uppgjör, gerð fjárhagsáætlunar og samantekt fjárhagslegra upplýsinga.

Stefnuáherslur og meginmarkmið fjármálasviðs tengjast yfirmarkmiðum Kópavogsbæjar sem fengin eru úr Heimsmarkmiðum Sameinuðu þjóðanna.

Efnisinnihald

Stefna fjármálasviðs felur í sér þrjár stefnuáherslur sem starfsemi sviðsins og deilda þess byggir á. Undir hverri stefnuáherslu eru meginmarkmið.

F.1 Ábyrg fjármálastjórn og góð þjónusta

F.1.1 Öflugur og samstilltur starfsmannahópur

Það er markmið sviðsins að hafa öflugan og samstilltan starfsmannahóp sem þjónustar, leiðbeinir og svarar með samræmdum hætti. Það er nauðsynlegur grunnur að allri vinnu og þjónustu á sviðinu.

F.1.2 Frumkvæði að umbótum og lagfæringum

Við búum í síbreytilegu umhverfi þar sem starfsumhverfið er síbreytilegt. Þess vegna er það markmið sviðsins að búa til þannig umhverfi og menningu að starfsfólk hafi frumkvæði að umbótum og lagfæringum í daglegu starfi. Tryggja þarf að breytingar á verkferlum skili sér inn í gæðakerfi bæjarins.

Breytingar á verkefnum starfsfólks á fjármálasviði geta gerst með ýmsum hætti, s.s. breytingar á lögum, kjarasamningum, tækniumhverfi, með breyttum áherslum yfirstjórnar, breyttum þjónustuþörfum stjórnenda bæjarins, kröfum frá endurskoðendum svo eitthvað sé nefnt.

F.1.3 Tryggja tímanlega og rétta þjónustu

Markmið sviðsins er að þjónusta þess sé bæði tímanleg og rétt.
Þjónustan er háð því að allir stjórnendur Kópavogsbæjar fylgi verklagsreglum og skili nauðsynlegum upplýsingum á réttum tíma til starfsfólks sviðsins.

Einnig þarf að tryggja að fjármálasvið mæti kröfum stjórnenda annarra sviða hvað varðar þjónustu.

F.1.4 Að rekstur sé innan fjárheimilda

Markmið sviðsins er að ástunduð sé ábyrg fjármálastjórn og að markmið náist um að rekstur sé innan fjárheimilda.

Hlutverk fjármálasviðs er að búa til umgjörð og menningu þar sem stjórnendur hafi allar nauðsynlegar upplýsingar, í hverjum mánuði, um reksturinn. Jafnframt að eftirfylgni fjármálasviðs veiti stjórnendum aðhald og stuðning til að stjórnendur* stundi ábyrga fjármálastjórn og tryggt sé að rekstur deilda / stofnana / sviða sé innan fjárheimilda.

F.2 Öflug skýrslu- og upplýsingagjöf með hagnýtingu tækni

F.2.1 Auka sjálfvirkni í verkefnum sviðsins

Markmið sviðsins er að auka sjálfvirkni í verkefnum þar sem það er mögulegt.

F.2.2 Möguleikar í tæknilausnum varðandi utanumhald upplýsinga nýtt til fulls.

Byggja upp, í samstarfi við UT deild, sjálfvirka skýrslugerð. Áhersla verði lögð á að útbúa sjálfvirkar rekstrarskýrslur sem gagnast stjórnendum og sendar eru með reglubundnum hætti.

F.2.3. Skilgreina þarfir varðandi skýrslugerð og greiningar.

Markmið sviðsins er að uppfylla þarfir fyrir flóknari skýrslugerð, greiningar og samantektir. Gera þarf þarfagreiningu á því hvaða skýrslur og greiningar stjórnendur telja gagnlegar til að styðja við ákvarðanatöku.

F.3 Öflug innkaupaþjónusta

F.3.1. Tryggja að innkaup séu hagkvæm,vistvæn, heiðarleg, gegnsæ og ábyrg

Markmið sviðsins er að byggja upp innkaupadeild sem lið í því að tryggja að innkaup séu hagkvæm, vistvæn, heiðarleg, gegnsæ og ábyrg. Styðja skal við starfsfólk bæjarins sem að þeim koma. Innkaup eru stór þáttur í starfsemi bæjarins og um háar fjárhæðir að ræða. Um innkaupin gilda lög og reglur sem ber að fylgja. Mikilvægt er að einfalda innkaup þar sem hægt er og tryggja að þau rúmist innan þess ramma sem um þau eru sett.

F.3.2 Móta skýra innkaupastefnu og endurskoða innkaupareglur og innkaupaferla

Markmið sviðsins er að móta skýra innkaupastefnu sem er lykilþáttur í endurskoðun innkaupareglna og innkaupaaðferða. Innkaupastefna þarf að taka mið af stefnum Kópavogsbæjar. Innkaupareglur skulu vera skýrar og aðgengilegar. Innkaupaferlar skulu vera í samræmi við innkaupastefnu og innkaupareglur með það að markmiði að innkaupaðferðir og innkaup séu skýr, gegnsæ og / eða rekjanleg.

Samþykkt á fundi bæjarstjórnar þann 12.10.2021.