Bókasafnsgestir geta afgreitt sig sjálfir

Á myndinni eru Íris Dögg Sverrisdóttir og Ásta Sirrí Jónasdóttir sérfræðingar á Bókasafni Kópavogs, Vésteinn Bjarnason, forritari hjá Wise, Védís Hervör Árnadóttir umbóta- og þróunarstjóri, Lísa Zachrison Valdimarsdóttir forstöðumaður Bókasafnsins og Ásdís Kristjánsdóttir, bæjarstjóri. Á myndina vantar Jakob Sindra Þórsson, teymisstjóra stafrænnar þróunar.

 

Innleiðing greiðslugátta hjá Kópavogsbæ hafin

Innleiðing rafrænna greiðslugátta er nú hafin hjá Kópavogsbæ en þróun á fyrstu rafrænu greiðslugátt Bókasafns Kópavogs hefur gefist vel í samstarfi við Wise á síðustu misserum.

Virkir lánþegar hafa verið um 8000 talsins á hverju ári í Kópavogi og fer fjölgandi. Notendur greiðslugáttarinnar í þróunarumhverfinu hafa verið um 12,5% af virkum notendum safnsins og vel hefur gengið að innleiða þessa nýjung meðal lánþega safnsins.

Lausnin er sú fyrsta sinnar tegundar meðal bókasafna á Íslandi. Með þessari nýjung hafa íbúar getað sinnt bókasafnserindum sínum hraðar og þægilegar, hvar og hvenær sem er. Lausnin er liður í stefnu Kópavogsbæjar um að efla stafræna þjónustu og einfalda samskipti við íbúa og nú munu fleiri stofnanir bæjarins bætast við undir forystu stafræns þróunarteymis á Skrifstofu umbóta og þróunar.

Hvað breytist fyrir íbúa?
Með tilkomu greiðslugáttarinnar geta notendur bókasafnsins nú sjálfir afgreitt eftirfarandi erindi:

  • Kaup eða endurnýjun korta rafrænt: Skráning nýrra bókasafnskorta eða endurnýjun aðgangs fer fram á netinu með öruggri auðkenningu (rafrænum skilríkjum).
  • Greiðsla sekta á netinu: Hægt er að greiða bókasafnssektir rafrænt og ljúka uppgjöri án þess að mæta á safnið.
  • Rafræn bókasafnskort í símanum: Útgáfa bókasafnskortsins er rafræn, þannig að notendur geta sótt bókasafnskortið sitt í símann.
  • Uppfærsla PIN-númers: Notendur geta sjálfir endurstillt PIN-númer tengt aðgangi sínum.


Hraðari þjónusta, minna vesen
Markmiðið með þessum umbótum var að einfalda líf íbúa og daglegan rekstur bókasafnsins. Íbúar geta nú afgreitt sig sjálfir á vefsíðu bókasafnsins allan sólarhringinn og í sjálfsafgreiðsluvélum á safninu og starfsfólk getur einbeitt sér enn betur að ráðgjöf og þjónustu við gesti. Þetta sparar íbúum og starfsmönnum safnsins tíma og fyrirhöfn. Lausnin tryggir jafnframt að kaupin og greiðslurnar skráist sjálfkrafa í bókasafnskerfi og bókhaldi, sem dregur úr handavinnu og lágmarkar villuhættu. Hún styður allar helstu greiðsluleiðir og notar rafræn skilríki til auðkenningar, þannig að einfaldleiki og öryggi fara saman. Þjónustan verður um leið aðgengilegri fyrir alla, óháð stað og tíma. Kópavogsbær vinnur markvisst að árangursmati á notkun gáttarinnar, m.a. er fylgst með fjölda nýrra bókasafnskorta sem stofnuð eru rafrænt og hlutfalli sekta sem greidd eru á netinu, til að meta bæði samfélagslegan og fjárhagslegan ávinning til lengri tíma.

Samstarf sem skilar árangri
Greiðslugáttin er afrakstur samstarfs upplýsingatæknideildar Kópavogsbæjar, Bókasafns Kópavogs og hugbúnaðarfyrirtækisins Wise í samráði við Landskerfi bókasafna. Ingimar Þór Friðriksson, fyrrum forstöðumaður upplýsingatæknideildar, leiddi þróun lausnarinnar. Lausnin tengist með öruggum hætti við Landskerfi bókasafna og fjármálakerfi Kópavogsbæjar í gegnum svokallaðan Gagnamiðlara frá Wise. Þessi miðlæga tenging tengist jafnframt stafræna veskinu sem hýsir bókasafnskortin rafrænt. Með þessari tæknilegu nálgun flæða upplýsingar milli kerfa: þegar notandi kaupir eða endurnýjar kort skráist það bæði í lánaskrá safnsins og í fjármálakerfi bæjarins samstundis og greiðslur færast sjálfvirkt í bókhald Kópavogsbæjar. Sama gildir um sektir en greiðslur þeirra uppfærast samstundis á notendareikningi í bókasafnskerfinu.

Lísa Zachrison Valdimarsdóttir, forstöðumaður bókasafnsins, segir þessa nýjung byltingu í þjónustu við lánþega á bókasöfnum landsins og vonast til að hún geti verið fordæmi fyrir önnur bókasöfn. „Mikil ánægja hefur verið með greiðslugáttina hjá gestum safnsins,“ bætir hún við.

Wise annaðist forritun og tæknilega útfærslu lausnarinnar í samráði við teymið. Forritari var Vésteinn Bjarnason hjá Wise. Þátttakendur frá Wise og Kópavogi unnu þannig í sameiningu að þróun lausnarinnar og deildu þekkingu sinni, sem gerði kleift að tengja saman ólík kerfi á öruggan hátt og útfæra nýjar lausnir í þjónustu við íbúa Kópavogsbæjar.

Sjálfsafgreiðsla í fleiri stofnanir bæjarins
Reynslan af greiðslugáttinni er góð og ljóst að sambærileg þjónusta allan sólarhringinn mun nýtast á fleiri sviðum þjónustu bæjarins. Markmiðið er að halda áfram að nýta stafrænar lausnir til að einfalda þjónustuferla og bæta aðgengi íbúa að þjónustu Kópavogsbæjar.

„Við erum spennt að halda áfram á þessari vegferð, þá sérstaklega í stofnunum á borð við sundlaugar bæjarins. Umbætur í þjónustu við íbúa eru okkur hjartans mál þar sem við spörum þeim sporin og einföldum lífið þar sem hægt er,“ segir Ásdís Kristjánsdóttir, bæjarstjóri Kópavogsbæjar. Hún bætir við „Það má þó ekki gleyma því að ekkert trompar þjónustu í raunheimum og með tilkomu tækninnar losnar um tíma starfsfólks til að gera enn betur við þá íbúa sem þurfa leiðsögn og þjónustu beint í æð“.