Nýtt bókunarkerfi sparar 715 klukkustundir

Kópavogsbær hefur innleitt rafrænt tímabókunarkerfi fyrir samtöl; símtöl og viðtalstíma. Með þessari nýjung er stigið mikilvægt skref í átt að einfaldari og skilvirkari þjónustu við íbúa bæjarins og aðra notendur.

Nú er hægt að bóka samtöl við starfsfólk á einfaldan hátt í gegnum heimasíðu Kópavogsbæjar. Notast er við bókunarkerfið Microsoft Bookings sem sýnir notendum lausan tíma viðkomandi starfsfólks.

Með innleiðingu nýja kerfisins sparast allt að 715 klukkustundir á ári í biðtíma. Lausnin fjarlægir biðtíma íbúa, afnemur umsýslutíma starfsfólks tengdum símtölum og styttir afgreiðslutíma. Ávinningsmat hefur leitt í ljós að biðtími íbúa eftir afgreiðslu hefur verið um 620 klukkustundir á ári sem mun hverfa og sama á við um umsýslutíma starfsfólks með símtölum en þar sparast alls um 95 klukkustundir á ári í vinnu. Breytt verklag tryggir að starfsfólk sé undirbúið þegar samskipti hefjast svo tími fari ekki til spillis hjá íbúum eða starfsfólki. Lausnin eykur skilvirkni og veitir faglegri þjónustu.

Í boði eru símatímar hjá innritunarfulltrúa leikskóla, byggingarfulltrúa, skipulagsdeild, velferðarsviði og viðtöl hjá bæjarstjóra Kópavogs.

Starfsfólk þjónustuvers aðstoðar við tímabókun fyrir þau sem það þurfa en reynslan til þessa sýnir að notendur hafa verið fljótir að tileinka sér þessa nýjung.

Rafræna tímabókunarkerfið er hluti af stafrænni vegferð Kópavogs og umbreytingu þjónustuferla með það að markmiði að bæta þjónustu bæjarins. Ný skrifstofa umbóta og þróunar fer fyrir slíkum umbótaverkefnum sem einblína fyrst og fremst á þarfir íbúa.

Sara Björg Kristjánsdóttir og Sólrún Día Friðriksdóttir verkefnastýrðu sprettinum en í hópnum voru þar að auki Jakob Sindri Þórsson, Málfríður Anna Gunnlaugsdóttir, Bjarni Guðmundsson og Sigríður Björg Tómasdóttir.

Bóka samtal

Nánar um umbætur og þróun